12 étapes pour organiser votre vide-greniers ou brocante

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Comme beaucoup d’événements publics, les vide-greniers et brocantes peuvent être compliqués à organiser et sont soumis à une législation particulière. Il est important pour les organisateurs de prendre connaissance des différentes étapes à suivre. Astuces, conseils : MyBrocante vous donne tous ses bons plans pour faire de votre vide-greniers ou votre brocante, des événements incontournables.

1. Choix de la date et du lieu

Trouvez LA date

Organiser un vide-greniers ou une brocante le même week-end qu’un festival ou qu’une compétition sportive internationale ? Surtout pas ! Essayez, dans la mesure du possible, de ne pas rentrer en concurrence avec d’autres événements ayant lieu dans votre localité ou aux alentours, car ce choix peut peser lourd dans la balance au moment de faire les comptes. Rien de pire qu’une brocante sans visiteurs, vos exposants ne vous le pardonneront pas…

Choisissez le bon lieu

Le choix du lieu de votre vide-greniers ou de votre brocante sera également décisif pour vos exposants et vos visiteurs. Les manifestations peuvent avoir lieu sur l’espace public ou sur terrain privé (voir les obligations légales selon les cas). Cependant, un événement situé en plein centre-ville a logiquement plus de chances d’attirer du monde qu’un endroit en périphérie… Si vraiment vous n’avez pas la possibilité de le faire au sein de votre commune, veillez à trouver un lieu bien desservi afin de ne pas freiner les visiteurs.

2. Métrage et plan de la manifestation

Délimitez un périmètre et faites un métrage

Une fois le lieu défini, il va falloir délimiter un périmètre précis et effectuer un métrage qui vous permettra à la fois de préparer vos démarches administratives, mais également de déterminer le nombre de mètres linéaires dont vous disposez pour avoir une estimation du nombre d’exposants que vous pourrez accueillir.

Créez le plan de votre vide-greniers

Si vous placez les exposants le jour J, les uns à la suite des autres, vous pouvez sauter cette étape. Cependant, nous vous conseillons de les placer en amont de la manifestation afin de fluidifier l’installation le jour de la manifestation.

Déterminez une taille d’emplacement – nous vous recommandons 2 mètres – puis découpez vos linéaires en petits rectangles. Et pour ça, à chacun sa technique : certains préféreront le bon vieux plan dessiné sur papier (millimétré parfois !) tandis que d’autres privilégieront les plans Excel. Sachez que pour vous simplifier la tâche, MyBrocante a créé un outil de dessin innovant qui permet de modéliser votre manifestation en quelques clics. Regardez notre démo vidéo ici !

Essayez de ne pas trop éloigner les stands entre eux pour conserver une certaine continuité. Veillez à ne pas mettre d’emplacement là où il y a trop de mobilier urbain, type garages à vélos, massifs de fleurs, trottoirs hauts, etc… qui pourraient gêner l’installation et contrarier vos exposants. N’oubliez évidemment pas de réserver des zones pour les extras, type buvettes, barbecues, stands food ou encore scène de musique/DJ set.

Enfin, pensez à définir les voies d’accès pour vos exposants, ce qui vous permettra de fluidifier l’accueil le jour J et d’effectuer plus facilement la vérification des reçus à l’arrivée des exposants.

Pensez la numérotation

Afin de faciliter le placement de vos exposants et le repérage le jour J, il est primordial de réfléchir à une bonne numérotation. Pour commencer, pensez à diviser votre manifestation en secteurs, cela permettra à vos exposants de s’orienter plus facilement et de réguler les entrées en fonction des secteurs. Attribuez-leur à chacun une lettre de l’alphabet (ex: A, B, C, D, E, F).

Voici les secrets d’une bonne numérotation :

• elle doit être intuitive : à chaque intersection on doit comprendre l’enchaînement des secteurs et des numéros
• les suites de numéros doivent être cohérentes : attention aux oublis (ex : 13 suivi de 15)
• elle ne doit surtout pas comporter de numéros en double : prenez le temps de bien vérifier cela pour éviter les couacs le jour J.

Plus votre numérotation sera simple et intuitive, plus les exposants pourront s’orienter facilement sans forcément faire appel à vos bénévoles. Un peu d’autonomie ça fait pas de mal !

Pour vous faciliter ce travail, nous vous conseillons d’utiliser l’outil de dessin de MyBrocante qui permet de faire un plan en quelques clics. En effet, l’outil repère automatiquement les doublons, permet d’éviter les sauts de numérotation. Votre plan est ensuite généré automatiquement avec les secteurs de différentes couleurs.

Petite astuce pour ceux qui souhaitent distinguer les côtés pairs/impairs des rues : vous pouvez opter pour une numérotation par centaine. Le chiffre 1 indique que l’on est dans les emplacements impairs et le chiffre 2 les pairs. Par exemple : A103 / B103 / C103 => côté impair et A 201 / B201 / C201 côté pair.

Nous vous conseillons vivement de réaliser un prémarquage test quelques semaines avant la manifestation afin de vérifier que vous avez bien fait votre métrage et que votre plan est juste. Cela vous évitera des problèmes de dernière minute à gérer le jour J.

Choisissez la bonne tarification

Optez pour une tarification simple pour ne pas rebuter vos exposants. Bien souvent, les organisateurs proposent des prix conditionnés par de multiples facteurs. Plus vous complexifiez vos conditions, plus vous compliquez votre travail.

3. Démarches administratives

Faites une demande d’autorisation à l’OTEP

Si votre manifestation se déroule dans un lieu public, il faut alors demander une autorisation temporaire d’occupation du domaine public auprès de la mairie. Attention, les délais sont assez longs, et il faut généralement faire cette demande 3 mois avant la date de votre événement. Des modèles sont d’ailleurs disponibles sur de nombreux sites de mairies, comme celui-ci.

Si l’événement n’a pas lieu sur le domaine public, la déclaration préalable de vente au déballage est à adresser au maire dans les 15 jours au moins avant la date prévue pour le début de la vente.

Envoyez votre déclaration de vente au déballage à la mairie

Un décret de 2009 rend en effet obligatoire la déclaration préalable de vente au déballage.

Cette dernière doit être adressée par l’organisateur par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou remise contre récépissé au maire de la commune dans laquelle l’opération de vente est prévue, et cela dans les délais suivants :

• En même temps que la demande OTEP lorsque la vente est prévue sur le domaine public et que le maire est l’autorité compétente pour délivrer l’autorisation.
• Dans les autres cas, dans les quinze jours au moins avant la date prévue pour le début de cette vente.

4. Matériel à prévoir

Préparez tables, bancs et barrières

Si vous ne disposez pas de matériel type tables, bancs ou barrières, pensez à faire une demande de prêt à la mairie lors des démarches auprès de l’OTEP.

Attention à la propreté

Pensez évidemment à prévoir des poubelles pour vos déchets (bar, stand fooding…) et ceux des exposants. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre mairie pour ce genre d’équipements, ils sauront faire un geste concernant l’environnement. Pensez à prévoir également des cendriers pour les exposants fumeurs, cela évite de ramasser les mégots et permet de garder les lieux propres ; la mairie vous en sera reconnaissante et votre prochain événement n’en sera que plus facile à organiser.

5. Animations

La buvette, le coeur de la fête

Faites les démarches pour obtenir l’autorisation d’ouverture d’un débit de boissons temporaire auprès de la mairie d’arrondissement de votre futur événement, cela peut prendre jusqu’à 15 jours de délai. A-N-T-I-C-I-P-E-Z.

Pensez à vérifier l’ampérage des prises électriques mises à votre disposition pour ne pas vous faire avoir le jour J. Un manque de puissance électrique peut s’avérer fatal pour votre buvette (tireuses à bières) ou votre stand restauration. N’hésitez pas à faire une demande exceptionnelle auprès de votre mairie pour l’augmenter temporairement.

L’incontournable foodtruck

Qui dit événement dit évidemment foodtrucks ; ces stands de restauration mobiles permettent aux exposants de se restaurer tout au long de la journée. Mais surtout, c’est un moyen de stabiliser la fréquentation sans avoir de creux à la pause déjeuner : un vide-greniers ou une brocante sans foodtruck poussera les chineurs à aller voir ailleurs à midi, sans avoir la certitude qu’ils seront de retour après. Rien ne vaut un bon sandwich pour repartir à l’affût de nouvelles perles !

Pour l’aspect financier, vous avez deux solutions : soit vous faites payer un emplacement au restaurateur en tant qu’exposant professionnel, soit vous récupérez une commission sur le chiffre d’affaires qui sera réalisé pendant l’événement.

La musique pour la bonne humeur

N’oubliez évidemment pas de prévoir du matériel sonore pour diffuser de la musique, cela attire toujours plus de monde et rend la journée plus festive. Cette sono vous servira également à passer des annonces micros, chose très utile pour diriger les participants ou leur donner des informations utiles. Vous pouvez également solliciter un ou plusieurs groupes de musique pour animer votre manifestation sur certains créneaux.

6. Sécurité et assurance

Comme pour tout événement orienté grand public, il est impératif de rassurer à la fois les pouvoirs publics, les exposants et évidemment les visiteurs.

Les obligations légales pour la vente au déballage

En raison des tragiques événements qui ont eu lieu en France depuis 2015, les autorités ont exigé des organisateurs de vente au déballage qu’ils renforcent la sécurité sur leurs manifestations. Bien entendu cela a un coût, mais il reste impératif de mettre en place certaines mesures pour assurer la sécurité de tous et ne pas se voir refuser une autorisation par l’OTEP.

Le plus souvent, les services de l’OTEP vont exiger qu’il y ait une voiture-bélier par entrée ainsi qu’une personne en poste fixe. Si vous disposez d’assez de bénévoles vous pouvez vous-même assurer la sécurité, mais il est fortement conseillé d’embaucher quelques vigiles professionnels sur les points d’entrée principaux, et ce dans une optique plus dissuasive que répressive.

Services de sécurité professionnels pour votre vide-greniers

Il peut être pertinent de faire appel à des sociétés de sécurité. Même si elles coûtent un peu d’argent, elles vous permettront de sécuriser les lieux et de donner un sentiment de confiance à tout le monde.

Certains prestataires comme Blocstop vous permettent également d’organiser votre événement en toute sécurité avec la pose de “blocstops” en béton fibré, très difficilement franchissable et offrant une visibilité parfaite de jour comme de nuit (signalisation routière + Spot LED Photovoltaïque).

Faire appel à ce type de prestataire permet de se libérer de toute contrainte logistique liée à la gestion de ces équipements de sécurité pour votre événement. La présence de bénévoles avec des vêtements de couleurs particulières peut également être un atout pour montrer que l’événement est bel et bien sous contrôle.

7. La gestion des réservations

La réservation traditionnelle

La plupart des organisateurs fonctionnent encore de façon traditionnelle et proposent de réserver soit par courrier ou téléphone, soit lors de permanences. Pour éviter de longues files d’attente, vous pouvez diffuser un formulaire au format PDF sur votre site ou sur votre page Facebook pour permettre à vos exposants de réserver depuis chez eux. Vous avez également la possibilité de créer des formulaires électroniques via Google Form ou encore JotForm. Attention toutefois à ne pas vendre les emplacements deux fois, il faut être très vigilant pour éviter les couacs le jour J !

Optez pour la modernité avec la réservation en ligne !

De plus en plus d’organisateurs se tournent vers la réservation en ligne car elle permet d’organiser une brocante ou un vide-greniers beaucoup plus facilement. Les exposants sont quant à eux ravis de pouvoir réserver sans avoir à se déplacer ou à envoyer de courrier. En parallèle, vos bénévoles pourront se consacrer à l’accueil et à l’animation afin de rendre votre événement encore plus attractif.

Le service d’inscription MyBrocante a l’avantage de permettre à vos exposants de choisir leurs emplacements sur une carte interactive. Ainsi, ils savent déjà où s’installer le jour J, et vous n’avez plus à passer d’interminables heures à les positionner sur votre carte. Elle est pas belle la vie ? En plus, vous serez sûr de ne pas vendre deux fois le même emplacement. Vous pouvez même permettre à vos habitués de réserver lors d’une session privée anticipée.

Outre le gain de temps considérable, vous serez moins sollicité par vos exposants pour des problématiques de placement et vous n’aurez plus à gérer d’impayés. C’est tout bénéf’ !

8. Comment attirer des visiteurs sur son vide-greniers ou sa brocante ?

Choisissez vos canaux de diffusion

A l’heure d’Internet, il est de plus en plus simple de communiquer avec ses cibles. Réseaux sociaux, site web ou newsletters, les moyens ne manquent pas pour faire la promotion de son événement. Faites cependant attention à ne pas trop multiplier les canaux, au risque de noyer les participants sous un déluge de publications.

Soignez votre contenu

Une bonne communication passe par un contenu pertinent et cohérent. Il s’agit de toujours privilégier le qualitatif au quantitatif ; veillez à ne pas surcharger vos publications d’informations inutiles pour que le message passe bien. Aérez le contenu et agrémentez-le d’images quand cela est possible. Là encore, sélectionnez bien vos visuels à la fois pour attirer l’oeil et pour donner une image de qualité à votre événement.

Tirez profit du potentiel des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont un bon moyen de faire la promotion d’une manifestation à moindre coût. La création d’un événement sur Facebook est très simple. Il vous suffit juste d’un nom bien trouvé et d’une photo de bonne qualité. Votre premier cercle d’amis vous permettra de toucher une base de public relativement étendue qui, par effet boule de neige, s’élargira rapidement si votre communication est bien faite. Vous pouvez aussi “sponsoriser” votre publication pour toucher une cible précise, en payant la somme de votre choix.

Communiquez sur votre site web

Si vous possédez un site web, pensez évidemment à le mettre à jour de façon régulière pour inciter les gens à venir le fréquenter assidûment. N’oubliez pas de diffuser l’information dans votre newsletter pour que vos membres ou habitués soient les premiers informés et parlent de vous.

Classiques mais toujours efficaces : affiches et flyers

Les affiches et les flyers permettent de toucher une cible très locale mais restent un moyen efficace pour se faire connaître ou promouvoir un événement récurrent. Nous vous recommandons toutefois de passer par un graphiste pour réaliser les visuels, cela vous permettra de crédibiliser votre événement et ne le rendra que plus attractif !

Radio locale

Un partenariat avec une radio locale peut également être une bonne idée. En effet, en plus de vous faire un coup de pub sur son onde, elle vous autorisera à utiliser sa fréquence pour émettre toute la journée, ce qui vous évitera de payer la SACEM… Il fallait le savoir !

Les agendas en ligne

Nous vous recommandons de vous inscrire sur des agendas en ligne tels que Vide-greniers.org ou encore Brocabrac, qui répertorient tous les événements de vente au déballage en France. MyBrocante revient bientôt avec son agenda en ligne également ! Restez connectés !

Ces sites de référencement sont régulièrement consultés par les chineurs et les exposants. Ainsi, avec juste quelques minutes de saisie, votre annonce vous permettra de toucher un très large public dans votre région. Pratique, non ?

9. Les bénévoles, le facteur X

Ce sont eux qui vont vous permettre de faire de votre événement une réussite. Eux, ce sont les bénévoles, ces « petites mains » qui sont indispensables à la vie associative. Au bar, en restauration, pour le montage ou le démontage, c’est par eux que tout va passer et il est important de les bichonner.

Evaluez vos besoins en bénévoles

Pensez à anticiper leur nombre lorsque vous lancerez votre campagne de recherche. Calculez les différents postes dont vous avez besoin et combien de personnes feront l’affaire pour chacun d’entre eux. N’oubliez pas de prévoir des roulements pour laisser à chacun des temps de pause, ils vous le rendront bien.

Rendez vos bénévoles identifiables

Le port d’une tenue particulière permet de les rendre reconnaissables au milieu de la foule et visibles de loin. Cela peut être un t-shirt, une casquette ou encore un gilet sans manche, de couleur vive de préférence. Vous pouvez bien entendu compléter la panoplie avec un badge.

10. La signalétique

Orientez vos exposants

Ne comptez pas uniquement sur vos bénévoles pour aiguiller vos exposants. Préparez la signalétique en amont de l’événement, car ce sera LE point clé de l’organisation le jour J ! Plus votre lieu sera structuré, plus vos exposants trouveront facilement leurs stands, et plus le flux de participants sera amélioré. Une mauvaise signalétique et votre vide-greniers se transformera rapidement en un capharnaüm géant, ce que ne manqueront pas de vous reprocher vos exposants…

Fléchage au sol et affichage

Veillez donc à anticiper le fléchage de votre vide-greniers la veille de l’événement ; attention toutefois, certains fléchages sont interdits par la mairie. Vous pouvez également imprimer des flèches en A4 ou A3 avec les secteurs indiqués. Veillez à ce que ces éléments soient résistants aux intempéries. Pensez également à récupérer le matériel une fois la manifestation terminée.

11. Marquage au sol

Les marquages au sol temporaires permettent d’avoir un repérage clair pour la signalisation et également pour les emplacements de vos exposants. C’est un indispensable à prévoir 2 à 3 jours avant votre brocante ou votre vide-greniers. Le matériel le plus utilisé est la bombe aérosol éphémère pour baliser les emplacements de jour comme de nuit.

Pour vous aider à les pré-visualiser, MyBrocante propose le plan de marquage, correspondant au plan de votre brocante ou vide-greniers, avec les éléments de marquage. Ainsi, peu avant votre événement, vous n’avez plus qu’à transposer ces marquages sur le sol de votre manifestation. Tout est simplifié !

Petite astuce : munissez-vous d’une bombe de peinture noire en cas d’erreur (la bombe aérosol étant colorée).

12. Le registre, votre Bible !

Contenu obligatoire du registre

L’organisateur doit établir un registre des exposants sous la forme d’un listing complet qui devra être signé par tous vos exposants. Cette signature n’est pas requise lorsque les réservations ont été effectuées en ligne sur des outils comme MyBrocante.

Il doit contenir l’ensemble des informations recueillies lors des réservations – identité des exposants, typologie, type de biens vendus et attestation sur l’honneur pour les particuliers. Ce document présente une nomenclature précise (voir paragraphe suivant).

Les particuliers doivent remettre à l’organisateur de la vente une attestation sur l’honneur indiquant qu’ils n’ont pas participé à plus de 2 ventes au cours de l’année. Cette attestation est souvent intégrée au registre.

Modèle de registre

Voici le modèle officiel de registre fourni par l’Etat :

• https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R15893

Nous vous recommandons de vous baser sur ce modèle afin d’être certain d’être en conformité en cas de contrôle.

Registre automatisé

La tenue du registre peut s’avérer très fastidieuse. Les contrôles étant de plus en plus fréquents avec les nouvelles exigences sécuritaires et avec le durcissement de la législation européenne sur les données personnelles, nous vous conseillons d’opter pour un outil de gestion type MyBrocante qui automatise la génération de celui-ci et gère les attestations de façon automatique également. Vous serez ainsi protégés en cas de contrôle et vous n’aurez pas à vous soucier de la conformité de son contenu !

Procédure et délai pour restituer le registre

Le registre tenu tout au long des réservations sur le vide-greniers devra, dans un délai maximal de 8 jours, être dans un premier temps paraphé par le maire du lieu de l’événement et ensuite déposé à la Préfecture/Sous-Préfecture sous couvert de la mairie du lieu de l’événement. Quant aux attestations, elles restent chez l’organisateur.

A vous de jouer maintenant ! Il ne vous reste plus qu’à suivre tous ces conseils pour faire de votre vide-greniers un événement apprécié et appréciable. Bonne chance ! (Psssst, n’oubliez pas de nous inviter..!)

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