Lorsqu’on souhaite organiser une vente au déballage, on est confrontés à un grand nombre de défis : gérer les inscriptions, placer les exposants, s’occuper des documents légaux… Les étapes sont parfois très fastidieuses et la course contre la montre peut être vite engagée !

Et si vous aviez un allié ? Les logiciels et les outils pour vide-greniers sont de plus en plus nombreux et arrivent pour vous aider à préparer votre événement efficacement. L’intérêt ? Vous optimisez votre temps, étape après étape ! Envie de savoir comment ça fonctionne et en quoi ils peuvent simplifier votre vie ? Suivez le guide !

Gérer les emplacements en un clic : l’avantage n°1 des logiciels pour vide-greniers

Une vision claire de votre manifestation avec les cartes interactives

Le gros atout lorsqu’on décide de se servir de ce type de logiciel, c’est la possibilité d’avoir une vision interactive et complète de la manifestation. Lorsque vous vous inscrivez sur les outils tels que MyBrocante, vous créez votre événement et dessinez votre plan. Vous renseignez le nombre de stands disponibles et indiquez leur positionnement au sein de votre vente au déballage.

Cela vous aidera à savoir où placer tel ou tel exposant. Si vous choisissez de gérer vous-même les inscriptions, vous aurez la possibilité d’en réunir certains (les professionnels entre eux par exemple).

Lorsque vous utilisez les logiciels de réservation, vous avez plusieurs options :

  • La fonctionnalité sans carte : vos exposants réservent via un formulaire ;
  • La fonctionnalité carte privée : vos exposants réservent via un formulaire puis vous les placez quand vous le souhaitez sur votre carte ;
  • La fonctionnalité carte publique : vos exposants choisissent leurs emplacements eux-mêmes sur la carte et réservent en ligne.

Des modes évolutifs pour vous faciliter l’organisation

Chaque manifestation a ses spécificités et peut être amenée à évoluer et grandir. Dans ce cas de figure, vous pouvez démarrer vos réservations sans carte, puis décider en cours de route de dessiner les différents emplacements qui composent votre vide-greniers, afin de placer vos participants sur votre carte privée.

Et enfin, vous pouvez aussi choisir de terminer les inscriptions avec la carte publique pour vous libérer du travail d’attribution et laisser les exposants gérer eux-même cette partie !

Selon vos préférences, il y toujours une solution pour vous faciliter la vie et simplifier l’organisation de votre manifestation.

Gérer les réservations

Automatiser pour gagner du temps

L’essentiel lorsqu’on organise une vente au déballage, c’est de trouver des vendeurs ! Passée la création de votre affiche de vide-greniers, vous allez recevoir des demandes d’inscriptions de la part des particuliers ou professionnels qui souhaitent participer à votre événement. En fonction de l’ampleur de votre manifestation, cette étape peut vite devenir ingérable si vous choisissez d’utiliser un simple fichier Excel pour répertorier les vendeurs un par un.

L’organisation doit être sans faille et vous devez vous poser les bonnes questions en amont:

  • Souhaitez-vous un système de réservation traditionnel ? Par courrier, téléphone ?
  • Pensez-vous mettre en place une permanence pour ceux qui souhaiteraient venir s’inscrire en direct ?
  • Voulez-vous opter pour la réservation en ligne ?
  • Souhaitez-vous combiner les deux types de réservations ? (en ligne et traditionnel)

En fonction de votre préférence et du profil de vos participants, les outils vous accompagneront. Puisqu’ils s’adaptent à vos spécificités, vous pouvez vous en servir pour tous les types d’inscriptions. L’important est de trouver la configuration qui correspond le mieux à votre cas de figure.

Mais alors, comment les logiciels et outils pour vide-greniers fonctionnent-ils ? C’est très simple ! Vous avez deux options :

1) Vous gérez vous-même les inscriptions par courrier, téléphone ou lors de permanences et placez vos exposants sur la carte ;

2) Vos exposants réservent eux même un emplacement en ligne via leur ordinateur, tablette ou smartphone, grâce à un formulaire ou une carte interactive.

Avec les logiciels pour vide-greniers, vous aurez une vision globale des taux de remplissage de votre manifestation et vous accédez à ces informations de n’importe où ! De plus, le système de gestion multi-manifestations vous permet d’organiser chacun de vos événements depuis un tableau de bord unique. Vos données sont consolidées et vous avez ainsi une vue d’ensemble de votre activité ! Un gain de temps bienvenu, non ?

S’assurer de la conformité de votre registre

Lorsqu’on choisit d’organiser une vente au déballage quelle qu’elle soit, on se heurte à des lois parfois très strictes. Et puisque les sanctions peuvent être lourdes, mieux vaut les respecter à la lettre. Parmi elles, on note que la tenue rigoureuse d’un registre de vide-greniers est obligatoire. Ce document, qui sert à identifier la totalité des exposants présents sur la manifestation, contient des informations essentielles qui doivent être à la disponibilité des services de police ou de répression des fraudes en cas de contrôle. Les renseignements à préciser divergent en fonction du profil du participant : l’organisateur peut rapidement se trouver débordé ou démuni face à l’ampleur de la tâche !

Pour remédier à cela, la gestion des réservations via un logiciel ou un outil en ligne pour vide-greniers est d’une grande aide. Cela permet d’assurer votre conformité avec la législation, notamment dans la création de ce listing.

En effet, lors de chaque inscription, le registre est auto-alimenté grâce aux informations fournies par les participants. Il est donc dûment complété avant le début de la vente au déballage et vous n’avez pas à aller voir chaque vendeur le jour-j pour récupérer les informations légales nécessaires.

La cerise sur le gâteau ? Ces logiciels permettent aussi de gérer les attestations sur l’honneur de non-participation à deux autres manifestations du même type au cours de l’année. Ces documents sont automatiquement générés lorsque les exposants cochent la case qui correspond.

Quand l’événement est terminé, en un clic vous téléchargez votre registre pour aller le déposer en mairie.

Bénéficier d’une comptabilité simplifiée

Lors des événements de grande ampleur, il est simple de se retrouver avec une montagne de factures à suivre, classer et organiser. Les outils tels que MyBrocante vous aident dans votre comptabilité en vous permettant d’éditer automatiquement ces factures, en fonction des inscriptions de chacun des exposants.

La plateforme leur offre une solution de paiement en ligne totalement sécurisée et conforme aux normes de la DGFIP, ce qui ne manquera pas de plaire aux collectivités organisatrices !

Vous gardez alors une trace de toutes les transactions qui ont été effectuées. Dans un seul outil, tout est géré : rien de tel pour gagner du temps et éviter de courir après les impayés. Vous vous concentrez sur le succès de votre manifestation et rien d’autre !

Séduits ? Ne vous laissez pas submerger en réalisant toutes ces étapes manuellement. Faciles de prise en main, les fonctionnalités de ces outils facilitent la vie des organisateurs mais aussi des vendeurs. Alors foncez ! Ils pourront même vous apporter de nouveaux exposants, qui sait ?