Dans le cadre d’un vide-greniers, l’organisateur est tenu d’établir un registre, qui sert à identifier toutes les personnes qui participent à l’événement. Mais alors, que doit-il contenir, à quoi faut-il qu’il ressemble et surtout comment faciliter sa gestion ? Voici notre mode d’emploi !

Un document légal indispensable

Les informations qu’il doit comporter

La tenue de ce document, aussi appelé registre des vendeurs, est l’une des obligations que l’organisateur doit suivre lorsqu’il souhaite mettre en place une vente au déballage. Qu’elle ait lieu sur l’espace privé ou public, la règle est la même : ce listing répertorie un par un chacun des exposants présents durant la manifestation. Mais attention, les informations à renseigner ne sont pas les mêmes en fonction du profil du participant. Vous avez alors deux possibilités :

  • Si le vendeur est un particulier, vous y notez :
    • Ses coordonnées : son nom, son prénom, sa qualité et son domicile
    • La nature, le numéro de la pièce d’identité présentée, l’autorité qui l’a établie et sa date de délivrance
    • La remise de l’attestation sur l’honneur de non-participation à deux autres évènements de même nature au cours de l’année
  • Si le vendeur est un professionnel, vous y indiquez :
    • Ses coordonnées : sa raison sociale, son nom, son prénom, sa qualité, et son domicile
    • Le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou la référence du récépissé de déclaration au CFE pour les auto-entrepreneurs
    • La nature, le numéro de la pièce d’identité, l’autorité qui l’a établie et la date à laquelle elle a été délivrée

La procédure à suivre

Les feuilles du registre de vide-greniers doivent être inamovibles, numérotées et paraphées par le commissaire de police ou le Maire de la commune où a lieu l’événement. Il est impératif de le tenir avec précision : ce document doit être à la disposition des services de gendarmerie, de répression des fraudes, des douanes, et des services fiscaux durant la totalité de votre manifestation. Si les participants sont des particuliers, les attestations sur l’honneur devront y être intégrées.

Lorsque la vente au déballage est terminée, vous avez huit jours pour déposer ce listing dans votre préfecture ou sous-préfecture, sous couvert de la mairie.

Le livre de police : le document des professionnels

Qui est concerné exactement ?

A ne pas confondre avec le registre de vide-greniers, ce document, aussi appelé ROM (Registre des Objets Mobiliers), doit être impérativement tenu par les vendeurs professionnels qui acquièrent des biens d’occasion afin de les revendre, générant ainsi une plus-value ou un bénéfice. Les brocanteurs, les antiquaires, les commerçants, les auto-entrepreneurs et les gérants de sociétés sont alors concernés.

Il est possible de l’acheter en librairie, à des prix allant de 25€ à 50€. Vous veillerez à le faire parapher par la mairie ou la gendarmerie de votre commune avant d’y inscrire la moindre information.

Notez que les particuliers n’ont pas à se soumettre à cette réglementation spécifique.

Que doit-il contenir ?

Le livre de police est présenté sous forme de tableau. Plusieurs colonnes doivent obligatoirement y apparaître :

  • la date de l’achat et le numéro d’entrée de chaque objet
  • la nature, la description et la provenance des objets que vous mettez en vente : précisez les caractéristiques et les signes distinctifs (signature, certificat, numéro de série…)
  • l’origine des achats : les noms, prénoms et les adresses de chaque fournisseur (en cas d’achat à des particuliers, notez le nom et le numéro de la pièce d’identité)
  • le poids des métaux précieux (s’il y a lieu)
  • la date de sortie de chaque objet

Le registre des vendeurs et le livre de police sont donc deux documents bien distincts, dont il est important de se munir lorsqu’on décide de réaliser une vente au déballage. Dans le but de faciliter la tenue du listing des participants, de nouvelles solutions font leur apparition, pour le plus grand bonheur des organisateurs. Découvrons-les ensemble !

 

Les outils de réservation en ligne : une aide précieuse pour générer le registre de vide-greniers

Être conscient des contraintes

Si vous ne tenez pas rigoureusement ce document, ou si vous refusez de le présenter aux autorités lorsqu’il vous l’est demandé, vous encourez 6 mois d’emprisonnement et 30 000 euros d’amende.

Cette étape fastidieuse est donc à prendre très au sérieux ! Et avec le durcissement de la législation européenne sur les données personnelles, vous êtes dans l’obligation de collecter, d’utiliser et de stocker les informations de vos exposants de façon à respecter cette réglementation.

Si cela peut parfois décourager les organisateurs, il existe toutefois des solutions pour vous aider et vous simplifier la vie.

Tenir le registre en amont

Parce qu’il est difficile de récupérer les renseignements de chacun des participants le jour J, nous vous conseillons d’utiliser des outils qui vous permettent de gérer cela en amont. C’est le cas de MyBrocante.

Comment ça marche? Les exposants s’inscrivent à l’événement via un formulaire en ligne ou sur une carte interactive. Le registre est alors auto-alimenté au fur et à mesure des enregistrements. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur d’autres tâches le jour de votre vide-greniers !

Assurer la conformité

Pour vous aider encore plus dans votre organisation, les attestations sur l’honneur qui indiquent que les vendeurs particuliers n’ont pas participé à plus de deux autres manifestations de même nature au cours de l’année sont générées automatiquement lorsque les exposants cochent la case correspondante : vos documents sont ainsi conformes aux différentes législations. Si un contrôle se présente, vous êtes protégé !

A la fin de l’événement, en un clic vous téléchargez le registre de vide-greniers, et vous n’avez qu’à le déposer à la préfecture ou sous-préfecture dont vous dépendez : un gain de temps considérable !

Facile, non ? Alors suivez nos conseils et n’attendez plus pour faciliter l’organisation de votre vente au déballage !